扫码订阅
我是95后，今年刚毕业没多久的应届生，老板让我去机场接客户，一查地图全红，估计会堵死在路上，因为老板说了下午三点要准时开会，我就带客户坐地铁了，客户没说啥，结果回来被老板骂，说我不带脑子上班，感觉很委屈。
王家CFA 回复；
(本文后面比较干，还望各位耐心❤)
这事儿，我们公司年轻同事也干过类似的，我先说说为啥这么操作你老板不开心 。
年初我也安排过年轻的同事接待一个客户，从机场直接拉到餐厅吃饭。结果我在餐厅门口等着接人，远远望去一辆A级家庭轿车缓缓驶来，上面走下来一个西装革履的客户还有我们那位小同事。人家好歹是年产值几个亿销售的老板，我不知道他有没有遇到过连出租车都不如的商务接待用车。
登时我的脑子里面天旋地转：
你说这个问题在哪呢？不是说不能用快车接待别人，毕竟我们的乙方（不好意思哈…有的时候快车接送就够了）用快车也够了，关键是这位同事：
我估计题主的老板也是这么想的，地铁出行对于某些商务行程不是禁忌，现在中国大城市你要想在高峰期准时，只能是地铁，再好的公务车在路上堵着，结果耽误了会面也是得不偿失。关键是老板是不是介意客人晚到一些，如果老板不介意，当然就没必要乘坐地铁。再一个让客户坐地铁没有和老板说，那些背后的影响都是老板没有预计的，整个安排超出了他的掌控，当然会有些恼火。
后来我意识到了这么一个事情，职场中安排客人的接待，是一项需要时间和经验磨练的技能，不是每个人都自带这项能力。所以我梳理了一下过往接待过程中的几个要点，这个回答可以让各位年轻的朋友初步掌握这个业务。在最后我会说说如何把这次的事情处理得更好。
接待的形式分为三种：商务会谈、宴请、考察，目的一般分为：谈判以达成预期合作、通过接待加深信任、通过行程掌握信息。实操过程中形式和目的可能单独出现、也可能是一系列的活动组合，选择场地、食宿与交通，要有针对性地制定。
1）商务会谈。
现代商务会谈要求保证会谈的时间、场地、参与人不出差错，可靠性是最主要的。
保证时间：全世界的大城市，无论纽约还是伦敦或是东京，交通出行最可靠的方式就是地铁。无论你是大公司CEO、还是金融大鳄，时间上有冲突，优先选择能够保证会议、会谈准时开始的方式只有地铁。
保证场地：会谈场地的选择以专业性为第一考量要素，包括：距离参会各方的位置、现场的灯光座椅通讯条件（特别是有电话接入的时候）。如果以自己公司作为会谈场地，要提前安排会场布置并要求公司整体环境保持整洁、专业。（合作伙伴过来难免会观察工作人员的状态，不要太放飞自我）。
保证人员：会议参与人时间要反复确认，保证会议能够如期开始。对于临时缺席的人，要及时通知相关方另行派人或者更换时间。（比如最大的老板突然不能来）
像答主这个问题，看似老板不太在乎时间，就一定要确认老板不在乎时间。今年五一假期之前，在上海我就遇到了这样的问题，约好了5点-6点开会，结果对方司机把我送到地方的时候5点50了，我充分地从他们的高配公务车见识了对方公司的热情，但是到了地方真的只聊了10分钟。这段路坐地铁40分钟，开车1个半小时多，我当然嘴上也会像答主的客户那样，不太在乎，实际上心里想的是反正你们就等我下次来上海再说吧。到今天了，我也没抽出时间去......
2）宴请
宴请的一般作用是通过不那么正式的形式拉近合作双方的距离，建立信任感。宴请的几个要素：规格、菜单酒水、餐后安排。虽说不是最正式的接待场合，宴请注意事项还是非常多的。
规格。规格取决于宴请双方的共识，即是否正式、是否私密、是否有前置与后置安排。如果是正式宴请，建议请教公司专业人士（办公室、总办、秘书处等），毕竟座位、称呼、宴请喜好都代表了一个公司对客户的重视程度，且最好安排公司同事负责席间服务。很多经验丰富的餐厅会有意识地提前和你进行席前沟通：
餐厅专业程度参差不齐，最保险的是有自己人来把握。如果是比较轻松、工作餐、私密聚会，年轻的同事做好在场的服务就好。现场服务这个业务，比较复杂，以后有机会单独介绍。记住一点就好，年轻人参加饭局，不是让你真的去吃饭的……
有一次在四川出差，我感受到了成都人民巨大的热情，火锅吃得那是相当到位。一般来说如果非要在酒桌上谈商务，也都要等到酒足饭饱、接近收官的时候，和对方的负责人单独沟通。结果对方有个兄弟太热情了，端着酒杯和我聊起来个没完，盛情之下我也没法推辞。结果等到我想找老板的时候，已经在沙发上睡得冒鼻涕泡了。有些事情，不喝酒是没法谈的，清醒的时候都不好张嘴，结果第二天只好又拉出来单独喝酒，临出门我给人家老板还加了一句：今天就咱们俩了哈……
菜单。重要宴请菜单一定要提前过，在规定的预算、避开忌口、考虑用餐时间等要素上进行取舍。
餐后安排。餐后安排是商务宴请的延伸，主流活动包括打牌、唱歌、洗浴等休闲娱乐。如果你的老板让你来安排餐后活动，首先祝贺你成为了老板的心腹，然后你要知道这项工作要更加细致。这是另外一个大话题，要记住这个没有什么一定的规则，安排周密靠的是对人性的了解和经验的累积。
3）考察
考察时间长、突发情形多、对时间相对要求不那么严格，更多功夫要花在准备上。
主要行程的安排。考察的主要行程需提前与双方进行确认，和普通的会议不同考察对于看到什么、讲解什么预先是没有概念的，需要提前做好以下几个准备：
交通安排。考察需要对交通进行一下安排：
在大城市的考察，特别是人数不多时，我见过很多愿意坐地铁的客户。第一是节约时间能多看几个地方；第二是整个坐个地铁能感受下城市的气氛和文化；第三，反正都是在聊天，在小汽车里聊还不如边看边聊，聊些商务以外的话题还能拉进个感情。
8月份去新加坡考察，组织方的安排就极为周到，所有材料提前分发了文档；各个地方的主要考察内容、分组、交通方式事无巨细；连饭后10分钟的步行时间都专门标明；活动眼看超时了宁可把演讲直接砍掉也要准时结束。当时我就在思考，像这种商业极为发达的城市，正因为对细节和计划有如此设计才能有今天的成就。
（连坐大巴车演讲都安排上了。。。。新加坡人这个时间。。。。）
接待是领导完成整体商业目的的一环，最终方案需要领导进行确认。领导的资深助理、办公室主任、甚至专业负责接待的部门，一般有成熟的接待方案，不需要比较细致的领导审批环节。没有经验的年轻员工，需要对接待有比较详细的方案，并提前让领导进行确认。
注意的要点是一定要提交多套方案备选，一般来说准备3个基本可以达标。如果领导对这三套都不满意，他会自己提出要求来的，也免除了被diss考虑不周、被批评的风险。如果有3套方案，我建议大家在水平没到信手拈来的时候，这么来思考：
1） 省钱的。没有老板会觉得年轻同事提了一个省钱的方案感到不满。当然提报的时候不要强调省钱，换用“性价比”这个词会是比较不错的选择；
2） 可靠的。采用最不会出错的场地供应商、用餐场地、交通方式。让渡一些价格，比如高峰时段的地铁可靠性就会更高、会议中心就比普通酒店可靠性高。
3） 好的。对，就是在规格范围内花钱多的，但是不要和领导说花钱，要说服务标准高。比如各种共享出行里我们自己舍不得用的，比如大企业用的场地，比如工作午餐时高级的便当。
领导一般是心领神会的，所以你给出三种方案之后，要么就挑一个，要么会选择一个方案作为基础进行微调。如果三个方案都距离领导设想比较远，一来你遇到了一个工作方式独特的领导，你要放心多数同事肯定都不达标；二来以后的三个方案里面两个都可以随手写写凑数了。
3方案多次确认与必要时的踏勘
案例中的接待仅仅就是一次接机，比较简单。负责复杂接待的时候，需要对双方的行程进行反复确认，几个要点如下：
1） 以比较正式的形式通知对方（邮件，出了问题好追责）；
2） 行前对行程双方进行最后一次确认（不是所有机构都那么专业）；
3） 多天行程要对次日安排反复确认。一般有大领导的时候特别注意，临时离开的情况会很常见。
对于比较尊贵的客人，需要对整体行程进行踏勘：同样的日子（工作日、休息日）、同样的时间、同样的路线。要注意的是踏勘时要留有时间余量，以应对活动延误、活动拖沓、突发状况。
对于接待中可能出现的风险，要提前预判并准备好B计划。所谓的B计划包括几个要素：
1）B角色，当负责某一环节的人出现问题的时候能够有人手及时顶上；
2） B场地、B路线等替代方案。
这么多年我只遇到过一次使用Plan B，是合作伙伴给我上了一课。有位客户周六前必须回到上海，但是夏天的时候大家都知道，天气啊、航空管制啊，反正坐飞机都是很难准时准点的。偏偏老板又不喜欢坐火车，对方行政是怎么安排的呢？同时购买高铁和飞机票，飞机票买的是两个不同时间段航班（航班就是这样，不同航司同样的天气有的能飞、有的就取消了）。最后的结果是天气不好北京回上海的晚班飞机全部取消，老板还是做了高铁回去。
乘坐地铁不是行程禁忌，问题出现在以下几处：
1） 没有和领导确认这个会议的目的和对时间的要求。
2） 没有对接机计划进行报备。一般来说题主可能遇到的问题是接机遇上早高峰或晚高峰。这个时候要及时提醒领导时间不确定性。我的话可能会提出以下几个方案：
3）让领导对整个接待，产生了失控的感觉：
对于没什么时间做准备的行程，千万别怕麻烦领导。与其打扰他晚休息10分钟，也得确认你的几个方案要如何选择和执行。年轻员工永远不会因为过度强调细节被真正diss，通常都是因为自作主张被diss。
这次答主老板的不满，归根结底不是什么原则性问题。年轻人的优势就是学习能力强，只要记住了这些商务接待的要点，今后操作起来有几次联系就能轻车熟路。
至于地铁出行，现在的甲方其实也都比较务实，准点要求高的时候，大家都是重实质不重形式。充分地行前沟通，未来也许有更多的人时间允许的情况下，也会自觉使用地铁这种绿色出行方式，这点上发达国家的城市已经为我们做出了很好的表率。
如果我的回答解决了你的疑惑，欢迎大家点赞收藏，分享给更多的朋友。
祝各位工作愉快。
来源：知乎日报
